Les managers d’aujourd’hui passent un temps colossal en réunion.
Il doit d’ailleurs exister un rapport de proportionnalité entre la taille de l’entreprise et le nombre de réunions, dont la plupart ont une utilité pour le moins relative.
De fait, dans nombre de sièges sociaux, la question que l’on se pose le plus souvent est celle de la disponibilité d’une salle de réunion alors qu’on devrait se demander comment faire du chiffre d’affaires.
Parce que si un manager ne manage plus, l’entreprise aura du mal à entreprendre…
Comment faire alors pour éviter de frôler l’overdose de réunion ?
L’abus de réunion peut nuire à la santé
Dardelin Conseils est partisan d’une méthode aussi simple qu’efficace : au sein d’une Business Unit ou d’un département, supprimez la réunion du régime alimentaire des managers durant 15 jours ou un mois et évaluez les effets du sevrage.
Si 80% des participants attendus ne montrent aucun symptôme de manque, si personne ne râle parce que telle ou telle réunion n’a pas lieu, supprimez-la, purement et définitivement et ne gardez que celles qui sont vraiment nécessaires.
Cerise sur le gâteau, cette mesure ne nécessite pas l’usage d’un consultant aux honoraires avoisinant le PIB de la principauté de Monaco.
La même méthode peut être appliquée aux documents de reporting. En coupant le flot de documents durant 15 jours ou un mois, vous pourrez repérer ceux qui, parce qu’ils sont réclamés par des managers affamés, sont réellement utiles.
Les dangers de la rechute
Qu’on la jette par la fenêtre, voilà qu’elle revient par la porte : la réunionnite est une addiction sévère qui peut rapidement réapparaître.
Mais les réunions doivent être pour l’entreprise un outil de génération de valeur. Si les participants ne savent pas pourquoi ils sont là ni ce qu’ils sont censés apporter ou retirer de leur présence, c’est qu’il y a un problème.
Il faut oblitérer les réunions « pour info » du planning pour ne conserver que celles porteuses d’une vraie valeur ajoutée.
Quelques limites à respecter
- Faites court
Si votre réunion dure plus de 90 minutes c’est qu’elle ne sert à rien. Arrêtez-la et écrivez un livre, ça vous prendra moins de temps et ça sera utile à plus de monde. Une réunion à forte valeur ajoutée est limitée dans le temps, elle évite le hors-sujet et se concentre sur l’essentiel.
- Jouez serrés
Au delà de 5 ou 6 personnes, votre réunion devient un séminaire, une convention ou un vrai bazar, au choix. De la même manière que les troupes d’élite n’avancent pas par paquets de douze, l’efficacité est fille de la densité. Si vous avez entre 8 et 12 personnes autour de la table, 4 participeront tandis que les autres aligneront des bonbons colorés sur leurs smartphones. Ne dépassez pas 6 personnes. Les autres ont mieux à faire.
Sachez reconnaître une réunion à valeur ajoutée
Vu le nombre de réunions, il peut sembler difficile de faire le tri entre celles qui valent la peine et celles qui vous mettent à la peine.
Pourtant c’est assez simple : une réunion à valeur ajoutée doit rapporter plus qu’elle ne coûte.
Faites le calcul : si vous réunissez 5 personnes, chacune ayant un salaire brut de 25K€ par an, soit 50K€ par an chargé, cela représente 4K€ par mois sur 20 jours, soit 200€/jours et environ 30€ de l’heure… Une réunion d’une heure trente vous coûtera 45€ par personne, soit 225 euros pour toute la séquence.
Il s’agit d’une dépense prise sur la marge, et non pas sur le chiffre d’affaires.
Dans le secteur industriel, en générant une marge de 10% (et encore si tout va bien), il faut générer 3K€ de chiffre d’affaires pour « payer » ces 225€ et apporter une valeur supplémentaire.
Le développement durable dont tout le monde parle ne s’arrête pas aux économies d’énergie, aux constructions responsables et au tri sélectif. Il impacte également l’énergie humaine, qui doit être optimisée et valorisée. Et s’il est un domaine où la décroissance pourrait s’avérer utile, c’est celui de la réunionite.
C’est à ce prix que les grandes entreprises tireront leur épingle du jeu.
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